Themen wie der der bevorstehende Zensus 2021, Datensicherheit, Risikoszenarien und effizientere Abl?ufe besch?ftigen die Hausverwaltungen

Wir sprachen mit Klaus Drollmann, Landsberg am Lech, ?ber den Zeitgewinn durch Digitalisierung und Informationssicherheit bei Hausverwaltungen.

Frage: Die Digitalisierung hat zieht immer gr??ere Kreise. Auch die Immobilienverwaltungen sind davon verst?rkt betroffen. Wie zum Beispiel der bevorstehende Zensus 2022 und die Daten- und Informationssicherheit. Wie richten sich die Gesch?ftsf?hrer und Inhaber darauf ein?

Klaus Drollmann: „Der im Mai 2022 bevorstehende Zensus verursacht momentan noch jede Menge manuelle T?tigkeiten um die n?tigen Daten zu ermitteln. Ein solch manueller Arbeitsablauf beherbergt neben dem zeitlichen Aufwand auch ein hohes Fehlerpotenzial.
Es ist dringender Handlungsbedarf um die verbliebene Zeit bis zum Stichtag sinnvoll f?r eine Automatisierung und Digitalisierung der Prozesse ein zu setzen. Sonst drohen jede Menge ?berstunden, Stress und Fehlerkorrekturen.

Aber nicht nur der Zensus tr?gt hierzu bei, sondern vor allem auch die immer detaillierter werden Anforderungen zum Thema Mietspiegel bedeuten jeder Menge Aufwand. Von den sich immer schneller ?ndernden Vorgaben f?r die Mietvertr?ge, von Nebenkostenabrechnungen mal ganz abgesehen.

Und wo viele Daten gesammelt werden, tritt automatisch die DSGVO in Kraft und ein hoher Bedarf an Informationsschutz gem?? der internationalen Norm ISO 27001.“

Frage: Was empfehlen Sie als Experte f?r IT-Prozesse und Informationssicherheit den Hausverwaltungen angesichts der Problematik der IT-Prozesse und Informationssicherheit?

Klaus Drollmann: „In vielen Immobilienverwaltungen haben sich im Laufe der Zeit „nat?rlich“ gewachsene Strukturen entwickelt. Da ist prinzipiell nicht schlecht, allerdings stellt sich eine gewisse Betriebsblindheit ein. Das ist aber ganz normal und menschlich.

Deshalb ist es n?tig einen Blick, zum Beispiel durch einen IT-Generalisten, von au?en auf die etablierten Abl?ufe, Schnittstellen und Strukturen zu bekommen. Dadurch entsteht eine detaillierte Dokumentation, die dann auch ein erster Schritt zum Thema Auditierung in Sachen Datenschutz und Informationssicherheit ist.“

Frage: Wie wird sich die Situation Ihrer Einsch?tzung nach weiter entwickeln?

Klaus Drollmann: „Die Anforderungen durch den Gesetzgeber und den Kunden werden immer detaillierter und kommen in k?rzeren Abst?nden. Deshalb kommt man um einen hohen Automatisierungsgrad nicht herum. Sonst entstehen Kosten und Aufw?nde die die kalkulierten Einnahmen und Gewinne schnell auffressen.“

Frage: Was ist Ihrer Erfahrung nach besonders zu beachten, um die Probleme zu l?sen?

Klaus Drollmann: „Bei gewachsen Strukturen und Abl?ufen ist es auf alle F?lle wichtig, dass eine Analyse durch Externe durchgef?hrt wird. Dadurch werden Problemstellen dokumentiert und aufgedeckt. Wie zum Beispiel umst?ndliche Handhabungen der Systeme, fehlende Schnittstellen, manuell erstellte Berichte und so weiter. Ich habe da bei meinen Kunden schon einige „Aha-Erlebnisse“ generiert.“

Frage: Sie haben vorher den Begriff ISO27001 erw?hnt, was ist darunter zu verstehen?

Klaus Drollmann: „Die Norm ISO27001 beinhaltet die Sicherheit von Informationen allgemein und nicht nur die der IT. Das ist ein gro?es Themengebiet, das von Leits?tzen bis hin zur detaillierten Bestandsaufnahme von Abl?ufen, Hard- und Softwarest?nden.
Aber auch Notfallszenarien, wie zum Beispiel Telefonketten bei einem ernsten Vorfall.“

Frage: Das klingt nach viel Aufwand und Dokumentation, was genau haben Hausverwaltungen davon?

Klaus Drollmann: „Der Aufwand ist tats?chlich nicht zu untersch?tzen, aber die Hausverwaltung profitiert sehr viel davon. Beispielsweise von einem Szenario, was bei einem Systemausfall durch einen Ransomware-Angriff zu tun ist. Hierbei handelt es sich um Schadprogramme, mit deren Hilfe ein Eindringling den Zugriff auf Daten bekommt und deren Nutzung oder auf das ganze Computersystem verhindern kann.
Im Zuge der Informationssicherheitsma?nahmen wird unter anderem vorher festgelegt wer zu informieren ist, welche Systeme ?berlebenswichtig sind und wie diese wieder zum Laufen gebracht werden k?nnen. Aber auch wie ein Notbetrieb des Unternehmens w?hrend des Ausfalls gew?hrleistet werden kann.
Bei einem solchen Ransomware-Angriff kann es durchaus bis zu sechs Wochen dauern, bis alle Systeme wieder arbeitsf?hig sind. Wer dann keinen Notfallplan hat, kann gegen?ber seinen Kunden weder zuverl?ssig kommunizieren noch die zugesicherte Leistung erbringen. Abgesehen vom Image-Sch?den sehen sich Unternehmen dann auch schnell in finanzieller Schieflage.“

Frage: Was ist neben der Automatisierung von Prozessen noch zu beachten, um eine hohe Qualit?t und Kundenzufriedenheit zu erreichen?

Klaus Drollmann: „Aus der Erfahrung hat sich gezeigt, dass alleine schon durch den Einsatz von einer sogenannten Middleware eine enorme Verbesserung der Prozesse und der Datenqualit?t erreicht werden kann. Diese Middleware sorgt f?r einen nahtlosen Austausch von Daten zwischen Softwareinstallationen, die sonst keine M?glichkeiten zum Informationsaustausch haben.

Hiervon profitiert nicht nur das Management, sondern gerade auch die Mitarbeiter. Es wird Zeit freigesetzt, die sinnvoll investiert werden kann. Au?erdem stehen dadurch Informationen wesentlich schneller zur Verf?gung. Was auch zu Wettbewerbsvorteilen f?hrt, da man schneller auf ge?nderte Markt?nderung oder Gesetzgebungen reagieren kann.

Auch eine Einf?hrung eines Information Security Management System, kurz ISMS, bietet eine sehr gute ?bersicht. Man erh?lt unter anderem Kenntnisse dar?ber welche Hardware und Softwarest?nde vorhanden sind. Dar?ber hinaus ist ein solches System ein St?ck hin zur ISO 27001 Zertifizierung. Diese wird von immer mehr Kunden und Lieferanten gefordert und ist aber auch ein Signal des Unternehmens, dass alles f?r den Schutz von Informationen getan wird“.

Danke, lieber Klaus Drollmann, f?r diese interessanten Einblicke in die IT-Anforderungen von Hausverwaltungen und weiterhin viel Erfolg!

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WEDRO IT-Service

Klaus Drollmann“s Kunden sch?tzen an ihm seine Erfahrungswerte aus mehr als 30 Jahren IT-Entwicklung und 20 Jahren Beratung unter anderem im Datenbank und Business Intelligence Umfeld. Aber auch sein Einf?hlungsverm?gen f?r die Menschen, die die IT als Arbeitsmittel ben?tigen.

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