Expertenkommentar von Sophie Vandriessche

M?nchen, 28. Februar 2024 – Jedes Unternehmen, das seine Mitarbeiter auf Gesch?ftsreisen schickt, muss Spesenverwaltung betreiben. H?ufig ist das noch immer eine h?ndische Angelegenheit mit viel Papier und zu hoher Anf?lligkeit f?r Fehler. Ein digitales Spesenmanagement schafft nicht nur hier Abhilfe, sondern hat auch dar?ber hinaus noch weitere Vorteile. Welche das sein k?nnen, erl?utert Sophie Vandriessche von Rydoo, einem f?hrenden Anbieter f?r intelligentes Spesenmanagement.

Viele Unternehmen halten es noch immer f?r zuverl?ssiger, Belege auf Papier zu haben und verzichten auf ein digitales Pendant. Dabei vergessen sie Risiken wie verlorene oder besch?digte Belege oder auch den enormen Zeitaufwand in der Buchhaltung. Auch die Anf?lligkeit f?r F?lschungen und Betrug liegt bei Papierbelegen h?her.

Dabei ist ein digitales und intelligentes Spesenmanagement ohne Zettelwirtschaft ohne weiteres m?glich. Optische Zeichenerkennung (OCR), wie auch Rydoo sie benutzt, kann mittlerweile 95 % aller Belege einwandfrei erkennen und macht damit den Umstieg auf papierlose L?sungen einfach wie nie. Rydoo ist compliant mit den GoBD (Grunds?tze zur ordnungsm??igen F?hrung und Aufbewahrung von B?chern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), was in Deutschland zur vollst?ndigen Umstellung auf digitale Belegverwaltung n?tig ist.

Ein digitales Spesenmanagement hat viele Vorteile, von denen nicht immer auf den ersten Blick zu sehen sind:

1. Mehr Compliance und weniger Risiko f?r Geldstrafen
Bei einer Rechnungspr?fung k?nnen besch?digte oder unlesbare Quittungen schnell als Betrugsversuch und ung?ltig eingestuft werden. Digitale Kopien verringern Risiko, dass Belege verloren gehen oder besch?digt werden. Damit bietet ein digitales Spesenmanagement mehr Transparenz und macht es einfacher, alle gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen einzuhalten. In der Folge sinkt auch das Risiko von finanziellen Konsequenzen bei Verst??en.

2. Sto?zeiten werden einfacher zu managen
Besonders am Monatsende steigt das Volumen an eingereichten Belegen h?ufig an. Eine papierlose L?sung erleichtert es, das zu managen. Wenn Rechnungen digital aufbewahrt werden, reichen lediglich ein paar Klicks, um die korrekte Rechnung zu finden, ohne dass jemand sich durch einen Stapel Papier w?hlen muss.

3. Das Handling von Remote-Mitarbeitern wird simpel
Immer bieten Unternehmen Remote- oder Hybrid-Modelle an und nicht alle Mitarbeiter arbeiten an zentralen Standorten. Besonders wenn sie ?ber verschiedene L?nder arbeiten, wird das Handling von Papier-Belegen komplex und bis die Originale am Standort der Buchhaltung ankommen, kann es dauern. Hinzu kommen die Risiken f?r Besch?digung oder Verluste auf dem Transportweg. Digitales Spesenmanagement l?st diese Probleme.

4. Sparpotenzial bei vielen kleinen Budgetposten
Es mag nach wenig klingen, doch auch viele kleinere Posten summieren sich auf. Ein digitales Spesenmanagement senkt einige Kosten f?r B?romaterial wie Papier oder Toner. Als Nebeneffekt stellt das auch einen positiven Umweltfaktor dar. Auch Regalpl?tze f?r Belege, die in der Regel viele Jahre aufbewahrt werden m?ssen, k?nnen durch digitale Archive eingespart werden – angesichts hoher Mieten ebenfalls attraktiv. Viele solcher kleinen Posten k?nnen das Budget mehr als gedacht entlasten.

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